Наши контакты:

Мы работаем для Вас на территории Республики Казахстан

icon_widget_image Пн-Пт: с 09:00 до 18:00; icon_widget_image Наш адрес: Республика Казахстан 090000, Западно-Казахстанская область, г. Уральск, ул. Исатая-Махамбета, 84 icon_widget_image hline@center-forward.kz icon_widget_image Наш телефон в Казахстане: +7 (711) 296-62-43
Официальный партнер фирмы 1С
Телефон в Республике Казахстан +7 (711) 296-62-43 hline@center-forward.kz Пн-Пт: 09:00 - 18:00

No products in the cart.

Внедрение системы электронного документооборота 1С:Документооборот в ООО “ЗАРУБЕЖНЕФТЬ – добыча Харьяга”

Краткое описание

ООО "Зарубежнефть-добыча Харьяга" входит в группу компаний АО «Зарубежнефть», чья деятельность является весьма обширной в нефтегазовой области:

геологоразведка и добыча;
нефтепереработка и сбыт;
широкий выбор услуг по оценке риска, подготовке экспертных заключений, подбору и подготовке персонала, обучению по авторским курсам наших экспертов и многое другое.

В результате внедрения системы СЭД в ООО «ЗАРУБЕЖНЕФТЬ-ДОБЫЧА Харьяга» получены следующие результаты:

Реализована возможность согласования договорной документации, а также исходящей корреспонденции, служебных записок в соответствии с заданными маршрутами;
Упорядочена работа сотрудников с документами, исключающая возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов;
Обеспечен учет и контроль исполнения поручений на различных уровнях;
Сокращено время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

1

Цели и задачи

Цели проекта:

Возможность согласования договорной документации, а также исходящей корреспонденции, служебных и докладных записок в соответствии с заданными маршрутами;
Упорядочить работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счёт решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
Обеспечение учета и контроля исполнения поручений на различных уровнях;
Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

Бизнес-целью Проекта является повышение эффективности работы сотрудников ООО «ЗНДХ» за счет:

Повышения оперативности получения необходимой информации;

Увеличения прозрачности бизнес-процессов.

Унификации процессов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов в электронном виде;

Автоматизации процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами;

Автоматизации процесса формирования и контроля поручений;

Упорядочения работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей;

Сокращения времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов;

Создания замкнутого контура обмена информацией посредствам интеграции КСУ НСИ со смежными системами ООО «ЗНДХ»;

РАБОЧИХ МЕСТ

0тыс.

360

Отрасль

Топливно-энергетический комплекс

Функциональная область

Документооборот (ECM) (Делопроизводство, Учет и хранение документов, Ведение номенклатуры дел, Учет и контроль исполнения поручений Учет договоров)

Управление бизнес-процессами и ИТ-процессами - Автоматизация бизнес-процессов

Продукты

1С:Документооборот 8 КОРП

2016

РФ

2

Ситуация до старта проекта

До автоматизации документооборота в части делопроизводства и согласования условий договоров вёлся в бумажном виде. Объединение корпоративных систем (КСУ НСИ, ЕУС, АСБУ) отсутствовало. Это очень затрудняло оперативный обмен данными. Нашим сотрудникам приходилось созваниваться между собой по несколько раз в день, чтобы узнать номер нового договора в бумажном реестре, обсудить какие-то нюансы в предмете договора и т.д. Это всех только раздражало и отвлекало от выполнения более важных задач. Согласование одного договора могло происходить до недели.

3

Архитектура решения и масштаб проекта

Реализация функционала системы была разделена на два этапа.

Функционал 1-го этапа включал в себя:

Настройку структуры предприятия, организационно-штатной расстановки, заведение в СЭД ключевых пользователей (г. Москва 20 человек);
Настройку видов и реквизитного состава входящих документов, внутренних документов делопроизводства, шаблонов маршрутов движения входящих и внутренних документов делопроизводства, нумераторов регистрации;
Распределение пользователей по ролям, формирование групп доступа, предоставление прав, необходимых для функциональности 1-го этапа;
Постановку на контроль и контроль исполнения поручений по входящим и внутренним документам делопроизводства.

Функционал 2-го этапа включал в себя:

Настройку видов и реквизитного состава исходящих документов, внутренних документов по договорной деятельности, архиву, шаблонов маршрутов движения исходящих и внутренних документов по договорной деятельности, архиву, нумераторов регистрации;
Загрузка номенклатуры дел, настройка использования электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
Доработка печатных форм (изменение логотипа, персонализация «Заубежьнефть – Добыча Харьяга»), автозаполняемых шаблонов исходящих и внутренних документов делопроизводства;
Распределение пользователей по ролям, формирование групп доступа, предоставление прав, необходимых для функциональности 2-го этапа

Расширенная техническая поддержка пользователей СЭД и СУ НСИ, которая включала в себя следующие виды работ:

В части СЭД:

Консультирование по работе в СЭД очно и дистанционно (2 консультанта постоянно на территории Заказчика и 2 консультанта удаленно, на второй линии поддержки);
дополнительная настройка системы в соответствии с потребностями компании в пользовательском режиме силами консультантов;
доработка системы по запросам на доработку, но не более 24 часов работы программиста в месяц;
проведение обучающих семинаров по запросам пользователей.

В части НСИ:

обработка заявок на добавление/изменение/удаление записей в СУ НСИ;
консультирование по вопросам работы с системой СУ НСИ.

4

Особенности и уникальность проекта

Прилагались требования к документам и процессам, реализации связей между документами, их регистрации и согласованию.

Функциональные требования к: конфигурации; карточке документа; реализации связей между документами; механизму регистрации документов; механизму согласования документов; механизму подписания/утверждения документов; интерфейсу системы; работе с электронными образами документов; версионности файлов документов; ведению справочника корреспондентов; ведению справочника «Структура предприятия»; справочнику «Виды документов»; подсистеме контроля исполнения поручений; электронному архиву; отчетности

Технические требования к системе СЭД: к пользовательскому интерфейсу к доступности и производительности по Защите информации к надежности безопасности к эргономике и технической эстетике к эксплуатации, техническому обслуживанию, ремонту и хранению компонентов системы к защите информации от несанкционированного доступа по сохранности информации при авариях к стандартизации и унификации к программному обеспечению к обмену данными с внешними системами к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы

Требования к реализации связей между документами

До автоматизации документооборота, Компании приходилось собирать все документы в бумажном виде (счета, договора, первичная документация, сделанная в 1С, дополнительные соглашения и т.д.) по одному клиенту в отдельную папочку с присвоением внутреннего номера, взятого из специального реестра. Этот реестр представлял собой обыкновенную тетрадь, блуждающую по отделам. Что опять же не прибавляло никакой оперативности к ведению документооборота. Поэтому, нам требовалось, чтобы карточка каждого документа была связана с карточками других документов в СЭД одной или несколькими связями, таким образом, в СЭД появилась возможность связывать между собой документы разных видов. Эти карточки содержат ссылки друг на друга. Система позволяет указать направление связи (основание или связанный документ) и тип связи («в ответ на», «во исполнение», «отменен», «изменен» и т.д.). К нашему удобству, система позволяет добавлять новые типы связей пользователю с правами администратора системы. Это позволило уйти от поиска документов в разных отделах (бухгалтерский, финансовый) в бумажном виде и привело к отображению в единой системе всех документов. Появился очень удобный просмотр «дерева документов» со всеми связями.

Для отдела сбыта было важно, получить возможность отменять/изменять один документ другим документом. При этом в отмененном/измененном документе есть гиперссылка на отменяющий/изменяющий документ, а в отменяющем/изменяющем документе – на отменяемый/ изменяемый документ.

Требования к справочнику «Виды документов»

Делопроизводство (служебные/пояснительные/информационные записки, входящие и исходящие документы, приказы, распоряжения, протоколы, планы, политики, положения, регламенты/инструкции, методики).
Договорная деятельность (договоры; дополнительные соглашения; приложения; протоколы разногласий; протоколы урегулирования разногласий).

Выполнение пользовательских процедур и функций (а также шагов бизнес-процессов) не должно было превышать 10 секунд, кроме действий, влияющих на значительное (больше 500) количество объектов.

Система должна была позволять выполнение одновременно не менее 1000 процессов (без учета процессов, выполняющих системные задачи) в одном узле распределенного решения. Важна также была доступность в круглосуточном режиме «24х7» - двадцать четыре часа семь дней в неделю. Но допускалась временная приостановка работы системы для проведения профилактических работ программно-аппаратного обеспечения сервера, на котором располагается система. Именно такая оперативность и была нами ожидаема.

5

Результаты проекта

По окончанию данного проекта специалисты «Центр «ФОРВАРД» реализовали следующие задачи:

Установлено и настроено программное обеспечение на сервере приложений и клиентских станциях нашей организации, обеспечено его бесперебойное функционирование;
Разработаны инструкции пользователей, обучены ключевые сотрудники нашей организации для работы с программными решениями;
СЭД запущен в промышленную эксплуатацию;
Реализован механизм обмена данными между КСУ НСИ и смежными системами: СЭД, ЕУС оператора, ЗУП;
Оказана расширенная техническая и методическая поддержка пользователей в части работы с системами СЭД и КСУ НСИ.

Конкретно в результате внедрения системы СЭД наша компания получила:

Возможность согласования договорной документации и исходящей корреспонденции, служебных и докладных записок в соответствии с заданными маршрутами;
Упорядоченную работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
Обеспечение учета и контроля исполнения поручений на различных уровнях;
Заметно сократилось время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.

Всего автоматизировано 360 рабочих мест. Из них 230 – в г.Москва ООО «ЗАРУБЕЖНЕФТЬ – добыча Харьяга», 50 - Филиал ООО «ЗАРУБЕЖНЕФТЬ - добыча Харьяга» в Республике Коми, 80 - удаленные рабочие места, обеспечивающие складской учет на промысле, Республика Коми.

Заказать внедрение

Оставьте заявку прямо сейчас и подберем для вас лучшие условия внедрения программных продуктов!