Доработка, внедрение и тиражирование системы электронного документооборота (СЭД) в АО «ЖТК

Заказчик

АО «ЖТК»- динамично развивающееся предприятие с широкой филиальной сетью, которое с 2007 года является единственным оператором услуг общественного питания для ОАО «РЖД».

Ведущее направление АО «ЖТК» - выполнение производственно-технологической деятельности ОАО «РЖД». В управлении АО «ЖТК» находится предприятия общественного питания: столовые, кафе, буфеты, расположенные в управлениях железных дорог, при депо и домах отдыха локомотивных бригад на всех полигонах железных дорог.

АО «ЖТК» выполняет следующие функции:

Организацию питания работников ОАО «РЖД» на стационарных объектах: питание в производственных столовых; питание при местах отдыха локомотивных бригад;

Организацию ситуационного (выездного) питания работников ОАО «РЖД»: на ремонте пути в «окна» продолжительностью не менее 4-ех часов; при чрезвычайных ситуациях и на плановых ремонтно-восстановительных работах;

Организацию питания пассажиров в нештатных ситуациях: при задержке поездов свыше 4-ех часов, а также пассажиров, оказавшихся в зоне чрезвычайной ситуации на железных дорогах;

Организацию снабжения товарами первой необходимости объектов торговли, обслуживающих работников, проживающих на линейных станциях и разъездах, на которых отсутствует альтернативное торгово-бытовое обслуживание.

Цели и задачи

Цели проекта:

Создание централизованной для всех филиалов АО «ЖТК» системы электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных;

Замена ранее используемой устаревшей системы электронного документооборота на современное решение;

Унификация работы с документами в Исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечение контроля исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности

Задачи проекта:

Автоматизация и усовершенствование процессов документооборота в АО «ЖТК», развитие единого информационного пространства по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений;

Оптимизация скорости документооборота – повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений;

Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

Возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот при использовании ЭЦП для этапов жизненного цикла новых типов документов, допускающих их обработку в электронном виде;

Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

Соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов, повышение исполнительской дисциплины;

Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

Минимизация потерь документов за счет: хранения документов в едином электронном архиве; минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками; заведения регистрационных карточек на необходимые бумажные документы;

Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

РАБОЧИХ МЕСТ

0тыс.

900

Отрасль

Сфера услуг

Функциональная область

Документооборот (ECM)

Продукты

1С:Документооборот КОРП

Срок проведения работ: Май 2021 - Декабрь 2022

Центральный федеральный округ РФ

За время опытно-промышленной эксплуатации в системе создано более 13 269 документов.

Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ

Ситуация до старта проекта

До внедрения «1С:Документооборот КОРП» структурные подразделения АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов) использовали устаревшую систему электронного документооборота на базе MS Outlook, которая не предоставляла достаточных возможностей для осуществления эффективной операционной и управленческой деятельности, а также не позволяла произвести расширение перечня бизнес-процессов и документов.

Обоснование необходимости проекта

Потребность в усовершенствовании и оптимизации процессов документооборота;

Сокращение трудозатрат и времени при работе с документами за счет автоматизации процессов.

Архитектура решения и масштаб проекта

Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО «ЖТК» (в т.ч. подразделения Тихорецкого хлебокомбината, Калининградское представительство АО «ЖТК»): Аппарат управления, Московский филиал, Санкт-Петербургский филиал, Нижегородский филиал, Ярославский филиал, Ростовский филиал, Воронежский филиал, Саратовский филиал, Самарский филиал, Екатеринбургский филиал, Сибирский филиал, Иркутский филиал, Читинский филиал, Хабаровский филиал, Тихорецкий хлебокомбинат.

Функциональный объем проекта охватывает следующие подсистемы

Обработка организационно-распорядительных документов;

Обработка входящей корреспонденции;

Обработка исходящей корреспонденции;

Обработка договорных документов;

Обработка документов по аренде недвижимости;

Обработка документов по продаже недвижимости;

Обработка документов по согласованию конкурсной документации;

Обработка доверенностей.

Система электронного документооборота построена на базе решения "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1 и дополнена доработками согласно требованиям компании. Доступ к программе осуществляется посредством "тонкого" клиента.

Особенности реализации:

Документооборот (ECM):

Делопроизводство
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры де
Учет и контроль исполнения поручений
Учет договоров

ЭДО с контрагентами

Доработка форматов ЭД
Маршрутизация ЭД
Реализация ролевой модели

Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на Генерального директора.

Реализован механизм контроля срока повторного согласования.

Архитектура информационной системы

Аппаратные требования

Количество пользователей в системе – 500, одновременно работающих пользователей – 100.

Предполагаемый размер базы в пределах года эксплуатации – 100 Гб.

Предполагаемый размер файлового хранилища в пределах года эксплуатации – 1 Тб.

В проекте реализованы интеграции СЭД (1С: ДО КОРП 2.1 (2.1.28.14) со смежными системами: 1С: УПП 3.0, 1С: ЗУП 3.0, КОНТУР. ДИАДОК (версия 4.6.5)

Также был подготовлен перечень необходимых настроек кластера серверов 1С: Предприятие и СУБД MS SQL Server.

Особенности и уникальность проекта

Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов).

Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.

В системе реализована возможность автоматической установки делегирования прав на основании документов отсутствия.

Разработан механизм обмена входящей/исходящей корреспонденцией между филиалами и ЦА АО «ЖТК»

Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на Генерального директора.

Реализован механизм контроля срока повторного согласования.

Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.

Закажите консультацию по выбору версии 1С:Документооборот 8

Заказать

Заказать консультацию

Оставьте свой номер и мы ответим на все ваши вопросы.

Результаты проекта

Автоматизация и усовершенствование процессов документооборота в АО «ЖТК», развитие единого информационного пространства по процессам организационно-распорядительного документооборота на базе комплекса современных ИТ-решений;

Оптимизация скорости документооборота – повышение эффективности информационного и документационного обеспечения управления, качества и оперативности принятия решений;

Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

Возможность перехода на полноценный (безбумажный) электронный документооборот при использовании ЭЦП для этапов жизненного цикла новых типов документов, допускающих их обработку в электронном виде;

Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

Соблюдение регламентов работы с потоками документов в рамках автоматизируемых бизнес-процессов за счет использования типовых маршрутов, повышение исполнительской дисциплины;

Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

Минимизация потерь документов за счет:

хранения документов в едином электронном архиве;
минимизации передачи бумажных документов между сотрудниками;
заведения регистрационных карточек на необходимые бумажные документы;

Экономический эффект от внедрения (%):

Наши контакты:

Доработка, внедрение и тиражирование системы электронного документооборота (СЭД) в АО «ЖТК

Заказчик

Организацию питания работников ОАО «РЖД» на стационарных объектах: питание в производственных столовых; питание при местах отдыха локомотивных бригад;

Создание централизованной для всех филиалов АО «ЖТК» системы электронного документооборота с единой конфигурацией и базой данных;

Замена ранее используемой устаревшей системы электронного документооборота на современное решение;

Унификация работы с документами в Исполнительном аппарате и филиалах.

Обеспечение контроля исполнения поручений по документам и задачам посредством формирования отчетности

Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

Потребность в усовершенствовании и оптимизации процессов документооборота;

Сокращение трудозатрат и времени при работе с документами за счет автоматизации процессов.

Обработка организационно-распорядительных документов;

Обработка входящей корреспонденции;

Обработка исходящей корреспонденции;

Обработка договорных документов;

Обработка документов по аренде недвижимости;

Обработка документов по продаже недвижимости;

Обработка документов по согласованию конкурсной документации;

Обработка доверенностей.

Разработанное решение успешно внедрено в структурных подразделениях АО «ЖТК» (Центральный аппарат, г. Москва и 15 филиалов).

Проект проходил в дистанционном формате в условиях сложной эпидемиологической ситуации в РФ.

В системе реализована возможность автоматической установки делегирования прав на основании документов отсутствия.

Разработан механизм обмена входящей/исходящей корреспонденцией между филиалами и ЦА АО «ЖТК»

Реализован механизм разграничения прав доступа для запуска процессов на Генерального директора.

Реализован механизм контроля срока повторного согласования.

Обучение пользователей системы проводилось дистанционно в формате вебинара.

Заказать консультацию

Экономия времени и трудозатрат работников за счет автоматизации процессов согласования документов;

Контроль движения за документами на всех этапах жизненного цикла, снижение рисков потери документов и ошибок в процессах;

Сокращение трудоемкости создания типовых документов за счет использования шаблонов;

Единое структурированное хранение документов с возможностью поиска по ключевым полям карточек;

Улучшение контроля исполнения поручений за счет использования задач и заданий, формирования отчетов;

Повышение безопасности хранения информации за счет разграничения прав доступа на уровне каждого документа;

Накопление корпоративных знаний, ускорение обучения новых сотрудников, организация удобного совместного доступа к документам.

Минимизация потерь документов за счет:

Основные результаты проекта в цифрах

Создано учетных записей

Обучено пользователей

Количество одновременно работающих пользователей

Создано документов за время ОПЭ