Создание системы электронного документооборота на базе “1С:Документооборота КОРП” для ООО “СК “Русвьетпетро”

Заказчик

ООО "СК "РУСВЬЕТПЕТРО" зарегистрировано в Реестре организаций нефтедобывающей промышленности. Структура компании является распределенной: офис в г. Москва, офис в Ненецком автономном округе г. Нарьян-Мар, офис в Республике Коми г. Усинск и промысловые площадки в Ненецком автономном округе.

Специфика структуры и деятельности организации учтенная при формировании требований к системе электронного документооборота заключается в ведении и обработке специальных видов документов таких как отчет материально ответственного лица, унификация процессов создания, согласования и обработки различных документов вне зависимости от территориальной принадлежности пользователей.

Цели и задачи

Цели проекта:

Заказчиком перед проектом внедрения системы электронного документооборота были поставлены следующие задачи:

Сокращение сроков обработки документов

Повышение оперативности получения необходимой информации.

Увеличение прозрачности бизнес-процессов.

Унификация процессов и регламентов подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде.

Автоматизация процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами.

Автоматизация процесса формирования, согласования и контроля поручений.

Упорядочение работы сотрудников с документами: исключение возможности утери версий документов или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала и упорядочивания работы пользователей.

Сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.

Интеграция с корпоративными системами Заказчика в целях создания замкнутого контура обмена информацией.

РАБОЧИХ МЕСТ

0 тыс.

250

Отрасль

Топливная промышленность

Функциональная область

Документооборот (ECM)

Продукты

1С:Документооборот КОРП

Срок проведения работ: 2015 г.

Центральный федеральный округ РФ

Ситуация до старта проекта

Текущие программные решения в ООО «СК «РУСВЬЕТПЕТРО» реализованы на базе продуктов 1С: Система управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ) на платформе «1С: MDM», Система оперативного контроллинга (СОК) на платформе «1С: Управление Холдингом». Это повлияло на выбор 1С:Документооборот для автоматизации.

Архитектура решения и масштаб проекта

Заказчику были предложены следующие решения:

По методической части:

Разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),

Разработка классификаторов,

Проектирование прав доступа,

Разработка форм отчетности,

По технологической части:

Краткое описание автоматизируемых процессов,

Доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",

Интеграция с другими программными продуктами (с использованием веб-сервисов, планов обмена, интеграция бизнес-процессов и т. п.),

Проведено обследование бизнес-процессов заказчика. Составлены Отчет об обследовании, Техническое задание на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», Техническое задание на внедрение модулей: «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,

Разработаны методологические и регламентирующие документы: Методика ведения договорного документооборота, Методика ведения электронного документооборота, Регламент подготовки, регистрации, обработки служебных записок, Регламент обработки, регистрации, передачи на рассмотрение и исполнение входящих документов, Регламент подготовки, регистрации и отправки исходящих документов, Регламент подготовки, согласования, подписания, регистрации приказов и распоряжений, Регламент о согласовании, введении в действие, хранении внутренних нормативных документов, Регламент формирования дел в текущем делопроизводстве, оперативного хранения и комплектования архивного фонда документов, Регламент подготовки, проведения совещаний и осуществления контроля исполнения решений, принимаемых на совещаниях, Регламент осуществления контроля исполнения поручений.

Автоматизированы функции:

Документооборот (ECM)

Делопроизводство
Учет и хранение документов
Ведение номенклатуры дел
Учет и контроль исполнения поручений
Учет договоров

Выполнены работы:

Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения

Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
Планирование этапов работ, составление календарного плана работ

Обучение персонала работе с программой/системой

Закажите консультацию по выбору версии 1С:Документооборот 8

Заказать

Особенности и уникальность проекта

Сформировано предложение по взаимодействию систем СОК-КСУ НСИ-СЭД и разработано Техническое задание на интеграцию системы электронного документооборота со смежными системами

Доработана конфигурация 1С:Документооборот в соответствии с утвержденными Техническими заданиями на внедрение модулей: «Делопроизводство», «Контроль поручений», «Согласование договоров», «Электронное хранилище»,

Разработаны инструкции пользователей: Обучающие материалы. Инструкция по созданию и обработки входящих документов. Инструкция по созданию и обработки исходящих документов. Инструкция подготовки и обработки приказов и распоряжений. Инструкция подготовки и обработки служебных записок. Инструкция подготовки и обработки договоров/дополнительных соглашений. Инструкция подготовки Отчета материально-ответственного лица. Инструкция по согласованию документов в системе электронного документооборота. Инструкция по выполнению поручений по резолюции 1-го уровня. Инструкция по контролю исполнения поручения по резолюции 1-го уровня. Инструкция по организации архивного хранения. Инструкция по формированию и контролю протоколов. Инструкция по созданию запроса в техническую поддержку, заявки на замещение/делегирование. Инструкция по созданию ПТК.

Результаты проекта

Результатами проекта стали:

Унифицированные процессы и регламенты подготовки, обработки и движения входящих, исходящих, внутренних, а также договорных документов на бумажном носителе и в электронном виде;

Возможность согласования, контроля и формирования поручений;

Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;

Упорядоченную работу сотрудников с документами, исключающую возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, повышение качества готового материала (проектов, документации и пр.)

Создание системы электронного документооборота на базе “1С:Документооборота КОРП” для ООО “СК “Русвьетпетро”

Заказчик

Сокращение сроков обработки документов

Повышение оперативности получения необходимой информации.

Увеличение прозрачности бизнес-процессов.

Автоматизация процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами.

Автоматизация процесса формирования, согласования и контроля поручений.

Сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.

Интеграция с корпоративными системами Заказчика в целях создания замкнутого контура обмена информацией.

Разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),

Разработка классификаторов,

Проектирование прав доступа,

Разработка форм отчетности,

Краткое описание автоматизируемых процессов,

Доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",

Интеграция с другими программными продуктами (с использованием веб-сервисов, планов обмена, интеграция бизнес-процессов и т. п.),

Возможность согласования, контроля и формирования поручений;

Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;

Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

Замкнутый контур обмена информацией в поддержку процессов финансово-экономического блока.

Заказать консультацию

Наши услуги

Наш адрес:

Победитель конкурса “Проект года”

Отправить резюме

Отправить резюме

Заказать обратный звонок

Наши контакты:

Создание системы электронного документооборота на базе “1С:Документооборота КОРП” для ООО “СК “Русвьетпетро”

Заказчик

Сокращение сроков обработки документов

Повышение оперативности получения необходимой информации.

Увеличение прозрачности бизнес-процессов.

Автоматизация процесса согласования договорной документации Заказчика в соответствии с заданными маршрутами.

Автоматизация процесса формирования, согласования и контроля поручений.

Сокращение времени поиска нужной информации и суммарного времени коллективной обработки документов.

Интеграция с корпоративными системами Заказчика в целях создания замкнутого контура обмена информацией.

Разработка регламентирующих документов (положение об электронном документообороте, политика безопасности и т.п.),

Разработка классификаторов,

Проектирование прав доступа,

Разработка форм отчетности,

Краткое описание автоматизируемых процессов,

Доработка типовой конфигурации "1С:Документооборот",

Интеграция с другими программными продуктами (с использованием веб-сервисов, планов обмена, интеграция бизнес-процессов и т. п.),

Возможность согласования, контроля и формирования поручений;

Возможность согласования договорной документации в соответствии с заданными маршрутами;

Сокращение времени поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;

Замкнутый контур обмена информацией в поддержку процессов финансово-экономического блока.

Заказать консультацию

Отправить резюме

Отправить резюме

Заказать обратный звонок